Arbeitgeber verpflichten sich zur vertraglich vereinbarten Auszahlung der Lohn- und Gehaltssumme sowie zur ordnungsgemäßen Abführung von Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträgen. Diese Angaben muss der Arbeitgeber auf der Verdienstabrechnung vermerken und formelle Anforderungen bei der Abrechnung erfüllen.
Lohnzettel – diese Angaben sind Pflicht
Auf der Gehaltsabrechnung fasst der Arbeitgeber die Zusammensetzung des Gehalts beziehungsweise des Lohns zusammen und muss deshalb das Gesamtbruttogehalt an erster Stelle ausweisen. Darunter müssen auf der Abrechnung die Höhe von Zuschlägen sowie die Art und Summe der Abzüge stehen. Diese Angaben sind nicht freiwillig, sondern gesetzlich vorgeschrieben. Der § 108 Absatz 2 Gewerbeordnung regelt die Anordnung und Art der Ausweisungen.
Der Bruttolohn setzt sich unter Umständen nicht nur aus dem reinen Gehalt zusammen, da auch Sachlohnleistungen oder vermögenswirksame Leistungen dazu zählen können. Arbeitgeber müssen diese zusätzlichen Posten auf der Verdienstabrechnung darstellen.
Übrigens: Ein Gerichtsurteil des Bundesfinanzhofs bekundet, dass ein Wertguthaben, welches der Arbeitnehmer mit der Arbeitszeit leistete, nicht zum Arbeitslohn zählt. Die eingebrachte Arbeitszeit sollte auf der Gehaltsabrechnung stehen, um die Auszahlungswerte darzulegen.
Bruttobeiträge richtig auflisten
Der Bruttobetrag auf der Verdienstabrechnung setzt sich aus dem Sozialversicherungsbrutto und dem Steuerbrutto zusammen.
Aus dem Betrag des Steuerbruttos errechnet der Arbeitgeber Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und, wenn möglich, die Kirchensteuer. Natürlich sind diese Posten einzeln aufzuführen.
Die Sozialversicherungsbeiträge berechnet der Arbeitgeber anteilig aus dem Sozialversicherungsbrutto. Dabei sind alle Kosten des Arbeitnehmers auf der Gehaltsabrechnung zu vermerken, zum Beispiel Beiträge für die Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung.
Vom Bruttolohn zieht der Arbeitgeber alle Posten aus dem Sozialversicherungsbrutto und dem Steuerbrutto ab, um den Nettolohn auszurechnen.
Die Arbeitszeit ist keine Pflichtangabe auf der Lohnabrechnung, jedoch gibt es weitere Details, die auf der Abrechnung stehen müssen.
Vollständige Gehaltsabrechnung – nur mit diesen Angaben
Im § 108 Absatz 3 der Gewerbeordnung gibt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales weitere Pflichtangaben in der Verdienstabrechnung vor. Laut der Entgeltbescheinigungsverordnung muss ein Arbeitgeber die nachfolgenden Aspekte unbedingt in der Abrechnung aufführen:
– Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
– Datum des Arbeitsbeginns
– Steuerfreibeträge
– Steueranrechnungssummen
– Steuerklasse
– Identifikationsnummer
– Versicherungsnummer des Beschäftigten
– Abrechnungszeitraum und Menge aller Abzüge
– Kinderfreibeträge
Der § 108 der Gewerbeordnung schreibt den Inhalt der Verdienstabrechnung vor und gibt vor, dass die Abrechnung in Textform erfolgen muss.
Verdienstabrechnung nur in Textform gültig
Arbeitgeber müssen die Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht zwingend auf Papier anfertigen. Laut § 126 b des Bürgerlichen Gesetzbuches ist eine Verdienstabrechnung allgemein eine lesbare Erklärung, die der Arbeitgeber als Gehaltszettel herausgeben oder die Abrechnung dauerhaft auf einem Datenträger sichern kann. Letzteres erfordert die Übermittlung der Verdienstabrechnung mit ePAYSLIP als digitales Dokument, in der sich der Arbeitgeber namentlich nennen muss.
Darüber hinaus muss sich der Arbeitgeber bei der digitalen Abrechnung absichern, dass der Arbeitnehmer das Dokument tatsächlich abrufen kann. Dies geschieht durch Bestätigung des Arbeitnehmers, dass er seine Abrechnung auf elektronischem Weg erhalten möchte. Die Zustimmung des Arbeitnehmers kann ausdrücklich oder stillschweigend erfolgen. Im Jahr 2016 entschied diese Regelung des Arbeitsgerichts Oldenburg.
Wichtig: Erfolgt die Übersendung der Verdienstabrechnung elektronisch, etwa per E-Mail, muss der Arbeitgeber die Datei geschützt vor Zugriffen Unbefugter abspeichern.
In jedem Fall sollte der Arbeitnehmer die Gehaltsabrechnung auf Richtigkeit überprüfen. Rechenfehler müssen dem Arbeitgeber innerhalb von drei Monaten gemeldet und zur Korrektur vorgelegt werden. Als Arbeitgeber sollten Sie vor allem die Steuer- und Versicherungsbeiträge korrekt aufführen, um hohe Geldstrafen zu vermeiden.